eDiscovery: Die Nadel im Heuhaufen

Stellen Sie sich vor, Sie bekommen einen anonymen Hinweis, dass es in Ihrem Unternehmen hinter Ihrem Rücken zu kollektiven Absprachen kommt, die letztendlich zu einem enormen Schaden führen können.

Wirtschaftskriminelles Verhalten kann vielfältig sein und in ganz unterschiedlicher Form Realität werden. Das eingangs erwähnte Beispiel ist daher nur eines von vielen. Persönliche Bereicherung, Weitergabe von vertraulichen Informationen oder Kick-Back-Zahlungen kommen genauso vor.

Meistens hinterlassen die beteiligten Personen in solchen Situationen jedoch Spuren, z.B. in E-Mails, auf Firmenrechnern oder am Firmentelefon. Die Menge an digitalen Daten, die jeder Mitarbeiter erzeugt und austauscht, ist enorm. Durch herkömmliche Mittel sind relevante Beweismittel in diesem Datenberg nur schwer auffindbar.

Mittels einer maßgeschneiderten eDiscovery-Analyse gelingt es, sich bei der Suche nach Hinweisen auf dolose Handlungen auf die wesentlichen Dokumente zu konzentrieren und diese schnell und sicher aufzufinden.

Der Ablauf – Wie finde ich diese eine E-Mail in einer großen Datenmenge?

Schritt 1 – Rechtliche Vorfragen

In Zeiten von „Bring your own Device“ und der privaten Nutzung von Firmengeräten kommen bei einer Untersuchung stets auch datenschutzrechtliche Fragen auf Unternehmen zu. Vor der Auswertung der Daten muss geklärt werden, ob eine Untersuchung der Endgeräte aus juristischer Sicht unter Berücksichtigung der IT-Richtlinien und der lokalen Gesetzgebung zulässig ist. In vielen europäischen Judikaturen müssen beispielsweise private Daten von Untersuchungen ausgeschlossen werden.

Zu beachten ist auch die Gerichtsverwertbarkeit der Daten. Sollte es zu einer Verhandlung kommen, muss man nachweisen können, dass die Daten nicht von Dritten modifiziert werden konnten. Um dies sicherzustellen, müssen technische Maßnahmen bei der Datensicherung beachtet werden.

Schritt 2 – Datensicherung & Analyse

Die eingesammelten Daten von Computerfestplatten, mobilen Geräten und E-Mail-Postfächern haben zu Beginn einer Untersuchung in der Regel ein immenses Volumen. So werden oft schon einer einzigen Person mehr als 100.000 digitale Dokumente zugeordnet. Um den Aufwand zu reduzieren, kann Spezialsoftware mittels Suchwörtern, Zeiträumen und anderen Parametern die initiale Datenmenge bereits stark vorfiltern. Doppelte E-Mails werden ebenfalls vorab technisch herausgefiltert. So ist es möglich, nur noch die potentiell relevanten Dokumente zu lesen. Das spart Zeit und Kosten.

Mit der notwendigen Erfahrung kann sichergestellt werden, dass dabei keine relevanten Informationen verloren gehen.   Danach ordnen Experten möglicherweise wesentliche Dokumente vorher definierten Themenkomplexen zu. Auf einer speziellen webbasierten Review-Plattform können diese Dokumente dann Ihnen und Ihren Anwälten für eine finale Durchsicht zur Verfügung gestellt werden. Durch die abgesicherte, web-basierte Lösung greifen ausschließlich autorisierte Personen über das Internet auf die Dokumente zu.

Schritt 3 - Export

Nach Abschluss des Review-Prozesses werden die als relevant definierten Dokumente in standardisierter Form bereitgestellt. Ein aufgedrucktes Identifikationsmerkmal gewährleistet auch in ausgedruckter Form die Nachvollziehbarkeit. 

Ihre Vorteile einer maßgeschneiderten eDiscovery Analyse

Zielgerichtete Analyse einer großen Menge unstrukturierter Daten.

• Technische Unterstützung durch unsere Experten bei Datensammlung und -verarbeitung
• Alle relevanten Daten und Dokumente werden auf einer sicheren Onlineplattform gespeichert und sind dadurch für autorisierte Nutzer jederzeit und an jedem Ort verfügbar.
• Jede Einsicht und jeder Zugriff auf das verschlüsselte, passwortgeschützte und gemäß rechtlichen Anforderungen aufbewahrte Beweismaterial wird protokolliert.
• Komfortable Bewertungs- und Review-Plattform, die gemäß  Ihrer Herausforderungen individualisiert werden kann.
• Abgestimmter Review-Prozess mit qualitätssichernden Elementen.
• Umfassender Einblick in die Kommunikationsart bzw.
  -wege der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
• Gerichtsverwertbarer Export relevanter Dokumente für arbeits-, straf- oder unternehmensrechtliche Verfahren.

Ihre Ansprechpartner von PwC sind gerne für Sie da!